piątek, 27 września 2013

Wykorzystanie metody '5 why' do analizy przyczyn problemów podczas sprint retrospective

technika poszukiwania problemu 5why
Technika '5 Why'

Technika '5 Why' - to jedna z bardzo prostych w użyciu metod która w sposób iteracyjny pozwala szybko wykryć źródłowe przyczyny problemów (w przypadku sprint retrospective może być użyte w kontekście procesów/technik stosowanych przez zespół scrumowy, analizy defektów znajdowanych w oprogramowaniu, itp). Twórcą metody jest Japończyk Sakichi Toyoda, popularność na świecie przyniosło jej szerokie zastosowanie w firmie Toyota. Aktualnie narzędzie wykorzystywane w ramach koncepcji zarządzania jakością: SixSigma, Keizen czy Lean manufacturing.

Celem zastosowania metody jest poznanie podstawowej przyczyny wystąpienia problemu. Osoba zadająca kilka razy pytanie Dlaczego? zbiera na każdym z etapów przyczyny pośrednie, w końcu dochodząc do źródła problemu. Osoby robiące analizę chcą poznać źródło problemu poprzez zbadanie przyczyn powstania problemów pośrednich tak aby przygotować gruntowne rozwiązanie które pozwoli wyeliminować problem jak i wszystkie jego potencjalne następstwa. Dzięki zadawaniu pytań Dlaczego? na forum, zespół wspólnie dochodzi do wniosków, wyodrębnienie problemu jest możliwe bądź znacznie łatwiejsze. Metoda prosta w użyciu, polega na zadaniu 5 razy pytania Dlaczego?. Choć oczywistym powinien być fakt iż czasem już po 4 pytaniach mamy interesującą nas odpowiedź, wówczas 5 pytanie można pominąć. Metoda powstała aby likwidować problemy u źródła a nie skupiać się na obsłudze jednego z symptomów.Ograniczenie do usunięcia jedynie powstałej niezgodności w miejscu zidentyfikowana i usunięcie jej przyczyny sprawi, że ponowne wystąpienie problemu będzie kwestią czasu. Dlatego ważne jest zidentyfikowanie faktycznej przyczyny problemu i jej usunięcie, aby zapobiec ponownemu pojawieniu się problemu.

Prawidłowo przeprowadzona analiza odpowie nam na pytania:
  • Dlaczego powstał problem? 
  • Jak należy go rozwiązać?
  • Dlaczego nie został zdiagnozowany wcześniej? 
Inne metody które służą do poszukiwania źródeł problemów:
  • Diagram Ishikawy
  • Burza mózgów
  • Eksperymenty
  • Analiza danych statystycznych

Jak należy prawidłowo stosować metodę 5 why?

  • Zebrać informacje o problemie - należy zebrać jak największą ilość informacji o powstałym problemie. Im więcej wiadomości zostanie zebrane tym większe szanse na zidentyfikowanie właściwej przyczyny problemu. Na tym etapie należy rozważyć następujące aspekty: Co się stało? Kiedy?Jaka jest skala problemu, ile jest problemów, jaki jest procent defektów itp.? Jakie zagrożenie ten problem stwarza dla klienta, użytkownika, firmy?
  • Zbudować zespół roboczy - po zebraniu dostatecznej ilości informacji o problemie, dobiera się grupę odpowiednich osób, które mogły by pomóc w ustaleniu przyczyny. Członkami grupy roboczej powinny być osoby, które wiedzą najwięcej o miejscu w procesie gdzie powstał problem. W przypadku scrum team i w kontekście spotkania sprint retrospective będzie to cały zespół scrumowy.
  • Zdefiniuj problem - to bardzo ważny element w każdej metodzie rozwiązywania problemów. Jasno zapisany problem ułatwia poszczególnym członkom grupy skoncentrowanie się na tym właśnie temacie. 
  • Nie bój się zadawać pytań i szukać odpowiedzi - metoda 5 why polega na zadawaniu pytań Dlaczego? po każdym należy wstawić krótki opis problemu, a po otrzymaniu odpowiedzi zadać kolejne pytanie Dlaczego? tu należy wstawić odpowiedź uzyskaną na poprzednio zadane pytanie.
  • Zlikwiduj przyczynę(y) problemu - poprzez opracowanie zasad postępowania, odseparowania problemów oraz wprowadzenie zasad dla całego procesu oznacza, że zostanie zlikwidowana przyczyna tego problemu oraz jej potencjalne problemy w innych procesach, gdzie analogicznie można popełnić ten sam błąd. Zostanie udoskonalony system zapewnienia jakości w całej organizacji (prawdopodobnie nie tylko w miejscu gdzie wystąpił problem/defekt) Tego typu zapytania kontynuujemy średnio do 5 razy. Dość powszechnie zakłada się, że odpowiedź na piąte pytanie określa przyczynę problemu. Dlatego metodę nazywamy 5 why.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz