Codziennie bez wyjątku, zawsze nie więcej niż 15 minut, na stojąco, zwyczajowo o tej samej porze i w tym samym miejscu, wszystko po to aby maksymalnie zmniejszyć złożoność organizacji tego spotkania i szybko uczynić je dobrym zwyczajem zespołu. Ale nie zawsze wszystko wygląda tak różowo! Dzisiaj do poczytania najczęstsze problemy mogące pojawić się podczas spotkania codziennego scrum w Waszych zespołach i sugestie jak powinniście sobie z nimi radzić lub wręcz im przeciwdziałać. Zapraszam do lektury! 

1. Niejawne przeszkody. Członkowie zespołu mogą nie zauważyć i zbagatelizować potencjalnie duży problem, mówić o nim jako zwykłym, mało istotnym. 

Każdy członek zespołu oraz Scrum Master powinni od początku do końca uważnie słuchać wszystkiego co mówią koledzy mający głos, czytać miedzy wierszami ponieważ może zdarzyć się sytuacja kiedy to osoba dająca status, wspomina mimochodem przeszkodę nie identyfikując jej jednoznacznie w ten sposób….Jeśli nie wychwycimy jej odpowiednio szybko możemy w najlepszym przypadku stracić trochę czasu a w najgorszym, sami sobie dokończcie…

2. Poboczne dyskusje w ramach spotkania. W trakcie lub po wypowiedzi osoby z zespołu, inne osoby mogą szeptać komentując cokolwiek na temat zaprezentowanego statusu lub prowadząc rozmowę na inne tematy.

W wypadku takich sytuacji należy poprosić wszystkie osoby z zespołu aby słuchały innych jeśli nie jest ich kolej mówienia. Dodatkowo możemy wspomóc się tokenem dającym głos i z góry dogadać w zespole regułę, że tylko osoba mająca token ma prawo głosu. Token po skończonej wypowiedzi jest przekazywany kolejnej osobie. Tokenem może być na przykład piłeczka antystresowa, itp.

3. Dygresje, niecelowe przedłużanie wypowiedzi

Jak doskonale wiecie spotkanie jest ograniczone do maksymalnie 15 minut. Mając gadułę w zespole, należy poprosić taką osobę o szybkie przechodzenie do setna sprawy bez przesadnego rozwijania opowieści…

4. Rozmowy na temat przeszkód w trakcie spotkania lub próby znalezienia rozwiązania na szybko

Należy poprosić wszystkie zainteresowane osoby o organizacje krótkiego dodatkowego spotkania zaraz po spotkaniu dziennym dedykowanego doprecyzowaniu rozwiązania lub innych punktów związanych z przeszkodą.

5. Wtrącający się obserwatorzy (tzw. kurczaki)

Kurczaki (czyli przedstawiciele klienta lub użytkownicy końcowi lub wewnętrzni interesariusze) mogą brać udział w dziennym spotkaniu jako obserwatorzy. W razie próby zabierania przez nich głosu lub prób negocjowania rozwiązań należy przypomnieć im szybko że są tylko obserwatorami i nie mają prawa głosu podczas spotkania.

6. Spóźnialscy członkowie zespołu

Spotkanie dzienne zazwyczaj odbywa się we wczesnych godzinach. Z doświadczenia wiem, że przedział 9-10 rano to nadal dla niektórych za wcześnie. Jeśli cały zespół ustali porę spotkania to należy to respektować, dlatego spóźniających się członków zespołu możemy powiedzmy obciążać małą kwotą od 2-5 PLN która będzie trafiać do tzw. słoika. Po zebraniu większej sumy zespół zdecyduje na co to wydatkuje. Dodatkowo jeśli wystarczy czasu na końcu spotkania należy pozwolić zdać im status dzienny.

7. Spowiadanie się zamiast dawania statusu

Podczas spotkania dziennego w którym uczestniczy scrum master lub osoba wyższego szczebla jako obserwator, może pojawić się w zespole tendencja dawania statusu oko w oko. Wówczas osoba mająca głos, zwraca się wzrokiem w kierunku „tej ważniejszej osoby” zamiast całego zespołu. Należy upomnieć osobę że wszyscy pracują ku wspólnemu dobru projektu, są równi wobec siebie i powinni sobie wzajemnie zdawać status. Nikt nie powinien być wywyższany w ten sposób ponad zespół.

8. Kto zaczyna mówić, kto następny? Przedłużająca się cisza na starcie lub w trakcie spotkania jest krępująca i prowadzi do strat czasu

Członkowie zespołów mogą być na tyle uprzejmi, że za każdym razem czekają na pierwszeństwo głosu lub wywołania ich do odpowiedzi może prowadzić to do wielokrotnego zakleszczania spotkania. Idzie za tym konieczność zadawania pytania kto teraz lub wskazywania osoby za osobą która ma głos. Tutaj sprawa jest prosta, w sukurs przychodzi nam wspomniany wcześniej token(piłeczka antystresowa) dający prawo głosu. Należy na wstępnie ustalić że posiadanie tokenu w ręce pozwala na zabranie głosu. Ponieważ nie ma z góry ustalonej kolejności za każdym razem token może dostać każda osoba która jeszcze nie mówiła. Jest plus tej sytuacji, pomaga to w zachowaniu koncentracji osobom które czekają na zabranie głosu.

9. Brak prowadzenia rejestu przeszkód, brak priorytetyzacji wykrytych przeszkód i przypisania osób odpowiedzialnych

Za identyfikację i rozwiązanie każdej z przeszkód stojących przed zespołem jest odpowiedzialny nie kto inny tylko scrum master. Istotnym jest aby przeszkody były identyfikowane jak najszybciej, lecz sama identyfikacja to dopiero pół sukcesu. Przeszkoda powinna mieć dodatkowo określony priorytet i osobę która jest za nią odpowiedzialna, musi wykonać jakieś konkretne akcje naprawcze. Może ale nie musi to być osobiście scrum master, ale to on na koniec czuwa nad tym aby przeszkoda znikła jak najszybciej oraz monituje status usuwania przeszkody.
Przedstawiłem Wam listę generalnych problemów i sposobów radzenia sobie z nimi, jeśli macie inne, nie wymienione tutaj to goraco zapraszam do dzielenia się nimi w komentarzach. #letscrumtogether